Процесс закупок - это конкретные шаги и процессы деятельности предприятия по закупке, включая подтверждение спроса, поиск источника, выбор поставщика, заключение контрактов, оформление заказов, доставку, получение товаров и т. Д. В этой статье подробно описаны различные аспекты процесса закупок.

Перед началом закупочной деятельности предприятие должно подтвердить свои потребности, включая тип, количество, качество, спецификации и сроки поставки закупаемых товаров. Эту информацию можно получить из производственного плана, плана продаж, состояния запасов и т.д. После определения потребностей в закупках предприятие должно разработать план закупок и бюджет закупок для упорядоченного проведения закупочной деятельности.

Поиск источников — это процесс поиска поставщиков различными каналами. Предприятие может искать поставщиков следующими способами:

Поиск в интернете: поиск поставщиков, соответствующих условиям, с помощью поисковых систем, электронных торговых площадок и т.д.

Промышленные выставки: участие в отечественных и зарубежных промышленных выставках для общения с поставщиками лицом к лицу и получения информации о продукции.

Рекомендации: получение рекомендаций подходящих поставщиков от отраслевых ассоциаций, торговых палат, агентств и т.д.

Торговые площадки: использование торговых площадок для проведения аукционов, тендеров и т.д. для поиска поставщиков.

После того, как найдены соответствующие поставщики, предприятие должно отфильтровать и оценить поставщиков, выбрав наиболее подходящего. Основными факторами оценки поставщиков являются:

Квалификация, масштабы и репутация поставщика;

Качество, цена и сроки поставки продукции поставщика;

Возможности поставщика по послепродажному обслуживанию и т.д.

После выбора поставщика предприятие должно заключить с ним договор купли-продажи. Договор купли-продажи — это юридический документ, регулирующий права и обязанности обеих сторон, включая название, количество, цену, стандарты качества, сроки поставки, способ оплаты и т.д. Предприятие должно тщательно проверить договор купли-продажи, чтобы убедиться в его законности и действительности.

После заключения договора купли-продажи предприятие должно разместить заказ на закупку. Заказ на закупку — это официальное уведомление предприятия поставщику о необходимости поставки товара, включая название, количество, цену и сроки поставки товара. После размещения заказа предприятие должно отслеживать ход выполнения заказа и своевременно напоминать поставщику о своевременной поставке товара.

Поставщик своевременно отгружает товар в соответствии с заказом на закупку и предоставляет соответствующие документы, такие как транспортные документы и счета-фактуры.

После получения товара предприятие должно провести приемку и занесение на склад. Этап приемки является очень важным этапом в процессе закупок, который напрямую влияет на последующие этапы производства, продаж и т.д., поэтому к нему следует относиться серьезно.

На этапе приемки предприятие должно выполнить следующие шаги:

Проверить целостность внешней упаковки груза: во время транспортировки груз может быть подвержен сжатию, ударам и другим воздействиям, что может привести к повреждению или даже разрушению внешней упаковки. Повреждение внешней упаковки может привести к повреждению или потере самого груза, поэтому необходимо сначала проверить целостность внешней упаковки груза.

Приемка груза по количеству: после получения груза необходимо проверить соответствие количества товара количеству, указанному в заказе, поштучно. В случае недостачи или избытка товара необходимо немедленно связаться с поставщиком.

Приемка груза по качеству: одновременно с приемкой груза по количеству необходимо проверить соответствие качества товара требованиям. Это можно сделать визуально или с помощью специальных инструментов.

Обработка на складе: после приемки груза необходимо провести обработку на складе, разместив груз на предназначенном для этого складе и маркируя и классифицируя его в соответствии с определенными правилами. Необходимо также своевременно регистрировать информацию о поступлении груза для последующего контроля.

Следует отметить, что на этапе приемки товара предприятие должно тщательно проверить количество и качество товара и подтвердить это подписью на накладной. Если обнаружены какие-либо проблемы с товаром, необходимо своевременно связаться с поставщиком для урегулирования спора и предотвращения ненужных конфликтов и потерь.